La documentación informativa

Resumen: 

A continuación se expondrá una breve investigación cuyo objeto de estudio ha sido la documentación informativa. Se procurará acotar debidamente el término, indicando no solo su definición sino también sus características, principios, funciones y objetivos. Asimismo, se realizará una breve aproximación histórica centrada en los orígenes y antecedentes de esta disciplina. Se abordará también, de forma pormenorizada, el concepto de información de actualidad, para finalizar con un breve resumen de las funciones, características y fines del centro de documentación en un medio.

Palabras clave: 

Documentación informativa; selección, análisis, recuperación y difusión; información; 

Introducción: 

La documentación informativa es parte imprescindible del proceso periodístico, de la elaboración de la noticia. Resulta, pues, de vital importancia abordar este campo y estudiarlo a fondo, siendo la base del trabajo de un buen periodista para desarrollar de forma plena y satisfactoria su trabajo. La documentación es la esencia, el núcleo, el corazón de la elaboración informativa periodística. Mediante este proceso aprendemos a buscar, seleccionar, clasificar, analizar, recuperar y difundir datos y documentos, habilidades de una trascendencia en la que, frecuentemente, no reparamos. La documentación es un ejercicio de práctica, de disciplina, de inconformismo; para su buen hacer debe primar, siempre, el ansia de verificación, de profundización, de investigación. Es así, solo así, como podremos obtener la verdad en la información periodística. 

Concepto: 

En 1960, la Federación Internacional de Documentación (FID, La Haya) arrojó la siguiente definición del concepto documentación: «recolección y almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información». En la misma línea, Galdón López (La documentación periodística en Europa, 1992, 89) la define como «el modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo para su posterior uso de textos y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones, con el fin de elaborar la información periodística y/o difundir información documental de base periodística». Podríamos citar a muchos otros autores, de los cuales casi la totalidad convergen en la utilización de términos como estructurar, clasificar, seleccionar, organizar, gestionar, valorar, etc. en la caracterización de este concepto. 

Así pues la documentación es una disciplina científica, un instrumento esencial en el proceso de organizar y hacer circular todo tipo de conocimientos; es el procedimiento y la técnica que nos ayuda a comprender y a ordenar el caos cognitivo en el que la sociedad se ha visto envuelta desde el crecimiento exponencial de la información tecnocientífica a partir de la revolución infustrial del siglo XX. 

Cabe señalar que, a pesar de que el objeto de estudio de esta disciplina —científica e instrumental— comenzó siendo el libro, hoy se ha extendido. Como aclara Galdón «los textos y referencias pueden ser escritos, sonoros, visuales o audiovisuales». Sin embargo es pertinente puntualizar la diferenciación en la documentación meramente escrita, donde se toma por objeto de trabajo y estudio, como recoge José Antonio Moreiro (coord.)  en Manual de documentación informativa (2000, 38): «los textos y referencias escritos en cualquier soporte o formato, excluyendo las imágenes fijas, tento fotografías como gráficos, y los documentos sonoros o audiovisuales. Estos textos y referencias no se restringen a los contenidos publicados en prensa sino a todos aquellos textos  — incluidos libros, informes, diccionarios, etc.— que ayudan al periodista a construir noticias veraces, exactas, bien escritas y aclaratorias respecto a todo lo que ha precedido, causado, provocado o influido respecto a dichas noticias.»

Origen y antecedentes: 

Galdón establece los antecedentes de la documentación en tres circunstancias fundamentales: «la utilización de otros periódicos para realizar la información propia, con la consiguiente creación de las oficinas de intercambio; el archivo de los propios ejemplares; y el interés por las informaciones necrológicas» (Perfil histórico de la documentación en la prensa de información general, 1986, 21).  

Para hacer una aproximación de los orígenes de la documentación podríamos remontarnos a la aparición de la escritura, del papiro o del libro, pero en un afán de síntesis nos situaremos ya en el Renacimiento, donde dieron lugar las tareas bibliográficas. En esta primera etapa, desarrollada hasta finales del siglo XVII, situamos también la aparición de la primera publicación periódica de carácter científico: Journal de Sçavants (París, 1665), la cual dio pie a la proliferación de otros títulos a los que,a su vez, sucederían las primeras revistas de resúmes, los Abstract Journal. 

En este contexto, con el aumento de la ciencia y la tendencia a la especialización, nace en 1895 el Instituto Internacional de Bibliografía, fundado en Bruselas por Paul Otlet y Henri La Fonatine, dos abogados cuyo proyecto giraba en torno a la idea de construir el «Libro universal del saber» y «contabilizar día a día el trabajo intelectual de los dos mundos». Para catalogar el cúmulo de escritos, Otlet (1868-1944) perfecciona el método de «la clasificación decimal universal» inventado por el norteamericano Melvil Dewey en 1876 y adopta la ficha normalizada.Otra de sus aportaciones fue el identificar y universalizar la categoría de documento y la figura del documentalista. En 1931 el Instituto pasa a llamarse Instituto Internacional de Documentación, y siete años más tarde, Federación Internacional de Documentación. 

El proceso de documentación se consolidaría posteriormente con la labor de investigadores como los ingleses Brian Campbell Wickery (1918-2009) y Samuel Clement Bradford (1878-1948) o el alemán Ernst Hermann Erich Pietsch (1902-1979). 

Principios:

• Principios teleológicos: Marcados por los objetivos fundamentales de la información periodística (la verdad informativa y su intelección por parte del destinatario).
• Principio verificativo: "es la causa originaria fundamental de la actividad documental periodística, por lo cual esta se orienta hacia la consecución de la verdad informativa".
• Principio explicativo: "causa final específica de la actividad documental periodística: Ayuda a la intelección de la verdad informativa mediante la valoración y potenciación de la comunicabilidad y carácter aclaratorio de los textos y referencias cuya veracidad se ha comprobado y completado".
• Principio editorial: Constituye una perspectiva subjetiva de las anteriores y reúne dos dimensiones: la ideológica (línea editorial del medio) y la formal.
• Principios formales y circunstanciales: La razón de ser de la documentación está en su posterior uso, por lo que es necesario determinar la utilización futura de las fuentes; hay además circunstancias que restringen la documentación.
• Principio de perdurabilidad: "razón formal de la actividad documental periodística, que tiende a fijar la utilidad futura y el grado de permanencia de textos y referencias".
• Principio de adecuación funcional: "regla metodológica en la actividad documental periodística, por la cual esta se orienta al tratamiento específico que precisa cada tarea y medio documental, de acuerdo con su naturaleza y la función que realiza".
• Principio limitativo: Supone el conjunto de circunstancias reales de la actividad documental periodística, que limitan su ejercicio: Localización, ámbito de difusión, tipo de publicación, periodicidad..

Características de la información de actualidad: 

Para adentrarnos en este concepto, es pertinente citar las palabras de Félix del Valle Gastaminza (Logroño, 1957), doctor en Ciencias de la Información y profesor de la UCM:

«La información de actualidad no es un conjunto multiforme de hechos puntuales sin relación entre sí, sino un complejo entramado de causas y efectos constituido por el reflejo de las actividades políticas, económicas, sociales y culturales del hombre. Las noticias no surgen de la nada sino que tienen antecedentes y consecuencias. Unas noticias se relacionan con otras y de unas derivan otras. Esto implica que la función de los medios de información no será simplemente dar noticias, sino ofrecer al lector información documentada, en la que cada noticia sea vista en función de sus relaciones con el resto de la información de actualidad. La información documentada es una información investigada, explicada, precisa y, por tanto, objetiva, y es menos una exposición de opiniones. Ahora bien, la documentación encuentra obstáculos como la premura de tiempo caracterísrtica de los medios de comunicación simpre con la hora de cierre como límite, el exceso de fuentes documentales y la sobrecarga de información que obligan a discernir entre los que vale y lo que no vale.» 

La información de actualidad versa sobre todo tipo de temas, tratados con desigual profundidad, y es universal tanto en su difusión como en su origen y fuentes. Algunos de los obstáculos que se nos plantean ante la información de actualidad son: la redundancia, que dificulta la selección; la obsolescencia, la cual platea problemas de conservación y almacionamiento; y, el lenguaje periodístico y sus modas, problemáticos en lo tocante al lenguaje documental.

Las principales características de la información de actualidad desde la perspectiva del trabajo documental son expuestas por Amat y Blasco (Rev.Esp.Doc.Cient. 19, 2. 1996):

• Coincidencia episódica. Las mismas noticias son ofrecidas por todos los medios diarios en las mismas fechas y posteriores, así como en las revistas generales en sus fechas de publicación y en los espacios informativos no diarios de los medios audiovisuales. La causa es la dependencia de los medios de las agencias y, sobre todo, de los productores de los hechos que se constituyen en noticia y en una interpretación coincidente de las espectativas de la audiencia.

• Redundancia cíclica. La actividad periodística se centra en la cobertura de los hechos contemporáneos. Como la actividad humana es recurrente, el tratamiento dado a esta cobertura también lo es. Determinado acontecimientos tienen una frecuencia diaria (bolsa), otros semanal (reunión del consejo de ministros), otros mensual (IPC, datos del paro), trimestral (grandes operaciones de tráfico) o anual (oscars de Hollywood). Esto los hace previsibles para la documentación.

• Efecto Mateo. "Muchos son los llamados y pocos los elegidos". Unos pocos personajes polarizan el intyerés de los medios y aparecen nombrados en muchas noticias mientras que muchísimos personajes aparecen citados por los medios pocas veces, con el consiguiente desequilibrio para el tratamiento de la información relativa a las personas.

• Multiplicidad de soportes. Teletipos, noticias impresas, comunicados de prensa, grabaciones radiofónicas, materiales visuales y audiovisuales.

• Fragmentación del mensaje. Los mensajes informativos se transmiten fragmentados por el ritmo de captación de los acontecimientos diferente al de la publicación o edición de los medios. Estos además suelen utilizar una estructura en forma de tríptico: Previo (anuncio, antecedentes, previsión) - Noticia - Reacciones (Valoración, matización, contexto...) que, a su vez, puede continuar generando nuevas noticias, de tal manera que no es fácil realizar el proceso de selección ni análisis documental pues no hay criterio ni perspectiva suficiente.

• Latencia. La información de actualidad caduca aparentemente, pero cualquier hecho cerrado puede reabrirse y puede devolver el protagonismo a personajes y hechos con independencia de su antigüedad.

• Documentos compuestos. Textos con fotografías y gráficos, por ejemplo, plantean dificultades de organización documental y de diseño de las herramientas de recuperación documental.

• Ley del mínimo esfuerzo. La premura de tiempo con la que se suele trabajar va en detrimento de respuestas y tratamnientos de la información elaborados.

• Estratificación de usuarios y usos. Se trabaja para usuarios muy diferentes en su especialización y en sus objetivos.

• Relatividad de significado. Los documentos periodísticos cambian su significado en distintos contextos y admiten interpretaciones diversas por parte de los usuarios. Esto los hace polivalentes. En información audiovisual esto es especialmente significativo: Así unos planos de recurso grabados en unos laboratorios de investigación farmacológica pueden servir para una noticia sobrte el SIDA, otra sobre una epidemia de neumonía, un reportaje sobre el trabajo cualificado de la mujer , otro sobre política científica y, una noticia sobre el precio de los medicamentos. Los datos sobre robos de coches son interesantes para para un redactor de sucesos y para un redactor de las páginas de economía. Al primero le interesa la evolución de los actos delictivos, el segundo se interesa por su repercusión en el coste de los seguros de los automóviles.

Félix del Valle añade una última característica: la omisión, apoyada en la omisión de información, voluntaria o involuntaria, en los textos periodísticos. 

Funciones y finalidad:

Como ya se apuntó anteriormente, la documentación es la disciplina que se encarga de la selección, análisis, recuperación y difusión de los documentos con el objetivo de poder facilitar información a los usuarios. Por lo tanto, estamos ante el saber de la búsqueda, la identificación, la selección y la clasificación. Paul Otlet estableciera los fines de la documentación en:

• Analizar y ordenar todos los datos adquiridos para recuperar todos los documentos.
• Generar documentos secundarios, como las bibliografías.
• Conservar todo el pensamiento humano.
• Realizar el proceso con rapidez.
  
  

Galdón establece cuatro funciones, correspondientes a una finalidad: la «elaboraciónde la información periodística [...] para alcanzar la verdad informativa [...] y lograr la intelección del destinatario »  (El servicio de documentación de prensa: Funciones y métodos, 1986, 24):

1. Función comprobatoria o verificativa: comprobar la exactitud de los hechos y la corrección de nombres e identificaciones. 
2. Función preparatoria: Suministro de documentación previa al informador, lo cual coadyuda al desarrollo adecuado de su labor informativa.
3. Función completiva: No se limita a suministrar datos de modo escueto e inconexo, sino que procura explicar causas y consecuencias, relaciones de tiempo y espacio, el significado profundo de los acontecimientos cotidianos, para que el receptor del acontecimiento pueda tener una visión completa y fidedigna de la realidad.
4. Función orientadora: Suministrar al medio datos, citas resúmenes, opiniones, análisis e ideas al servicio de su labor específica, para hacer realidad los principios editoriales de la empresa.

A su vez, y en una línea que no disiente demasiado de la establecida por Galdón, Félix del Valle apunta a otra clasificación de las funciones de la labor documental: 

1. Verificación de la exactitud de la información y corrección de datos: Problemas ortográficos y de transliteración, dudas idiomáticas, precisión en las fechas y exactitud en los términos de las declaraciones, los tratados o los discurso
2. Contextualización: Utilización de complejos de datos, cronologías, dossieres temáticos, etc. capaces de apoyar la información, a la que han de servir como complemento, interpretación, síntesis o comentario.
3. Apoyo visual de la información: Fotografías, gráficos, infografía, mapas... En el caso de la documentación de televisión utilización de planos de recurso.
4. Actuar como memoria dinámica de la propia empresa informativa, costituyendo un importante soporte de la línea editorial del medio.
5. Investigación: Preparar y editar su propio material o redactar materiales que dará el medio: Cronologías, biografías de personajes, etc...

Centro de documentación en un medio: funciones, características y fines

Los Centros de Documentación son un medio, un camino y gracias a sus funciones de selección, tratamiento y difusión de la información, deben actuar de intermediarios entre los conocimientos y el cliente real o potencial que lo solicite, pero contando siempre con la presencia y participación directa o indirecta del usuario para facilitarle el acceso a la masa documental.

Los propósitos de un Centro de Documentación pueden ser definidos de la siguiente manera:

• Recopilar información de todo lo investigado sobre un área temática en particular y bien definida.
• Analizar y evaluar la información investigada o recopilada.
• Condensar y almacenar la información recopilada en ficheros, hoja de datos y revisiones.
• Transmitir la información obtenida a los usuarios interesados por medio de servicios de alerta, publicaciones y respondiendo a consultas.

Un Centro de Documentación tiene como función primordial la de estructurar, mantener y operar una red de relaciones y comunicaciones a nivel nacional e internacional para aprovechar las colecciones que hay en todo el mundo y proporcionar al usuario la documentación que ser requiere en el grado conveniente para el caso.

En el desempeño de tal función, el Centro recibe, clasifica, archiva y difunde materiales de diversas índoles y, como consecuencia, o efectos secundarios, forma una colección interna y local, la cual puede llegar a denominarse Biblioteca del Centro de Documentación y que como tal, toma su lugar como una de entre todas las fuentes a las que se dirige el Centro para servir al usuario.

Un factor muy importante en la función de un Centro, es hacer que la información y documentación llegue a mano del usuario en un tiempo adecuado y en cantidad suficiente para el avance de un trabajo determinado y economicen el tiempo requerido para llevarlo a cabo. Esto implica que el conjunto de todas las actividades necesarias para llenar esa función sea debidamente planeado y programado.

La actividad de la ciencia de documentación, es pues desarrollar las técnicas, colecciones y filosofías que se propongan para entregar la información necesaria en las manos de quien la pida, a la hora señalada y en la forma más conveniente.

Un Centro de Documentación hace la función intermedia entre el usuario y la fuente. Estas son generalmente, Bibliotecas locales o foráneas, otros Centros de Documentación, casas editoras, organizaciones e instituciones de investigaciones universidades, dependencias de gobiernos, nacionales o extranjeras, etc.

El principal fin es el de suministrar el máximo de informaciones, en el debido momento y en la forma más conveniente, al mayor número de usuarios mediante el tratamiento permanente y sistemático de documentos o datos.

Bibliografía: 

FUENTIES i PUJOL, Mª Eulàlia: Manual de documentación periodística, Madrid, Síntesis, 1995

GALDÓN LÓPEZ, Gabriel: Principios operativos de la documentación periodística, Madrid, Dossat, 1989

GALDÓN LÓPEZ, Gabriel: El Servicio de documentación en prensa: funciones y métodos, Barcelona, Mitre, 1986

GALDÓN LÓPEZ, Gabriel: Perfil histórico de la documentación en la prensa de información general: (1845-1984), Pamplona, Universidad de Navarra, 1986

MOREIRO, José Antonio (coord.): Manual de documentación informativa, Madrid, Cátedra, 2000

DEL VALLE, Félix: La documentación en la prensa informativa [en línea], Universidad de Complutense de Madrid, curso 2003-2004

BERNALES, Emilio: El centro de documentación [en línea], Universidad de Costa Rica 

GALDÓN LÓPEZ, Grabriel: La documentación periodística en Europa [en línea], Universidad de La Laguna

IRI_FM: Historia de la documentación [en línea]